Trong bối cảnh thị trường, kinh tế và xã hội thay đổi không ngừng, hệ thống quản lý dự án ngày nay trở thành một hoạt động quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Điều này có ảnh hưởng đến khả năng thành công và sự phát triển bền vững của một tổ chức, bất kể lĩnh vực hoặc ngành nghề mà họ hoạt động. Cùng tìm hiểu với WIFIM JSC qua bài viết này nhé

Hệ thống quản lý dự án là gì?

Hệ thống quản lý dự án đóng vai trò là một giải pháp toàn diện cho mọi nhu cầu quản lý dự án của bạn, từ quá trình lập kế hoạch đến thực hiện dự án. Được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, phần mềm này giúp bạn điều hành các yếu tố như thời gian, tài chính, tài liệu, nhân sự, nguồn lực, khách hàng và các bên liên quan, hóa đơn, báo cáo,… Với nhiều công cụ quản lý dự án và tùy chọn phần mềm trực tuyến, bạn có thể quản lý công việc từ các danh sách nhiệm vụ đơn giản đến giải pháp theo dõi lỗi toàn diện, đáp ứng nhiều khía cạnh khác nhau trong công việc hàng ngày.

Các tính năng cần có của một hệ thống quản lý dự án 

Quản lý sự cố

Trong quản lý dự án, việc xử lý nhanh các vấn đề để không làm gián đoạn tiến trình là rất quan trọng. Bạn có thể quản lý sự cố thông qua các tính năng như thỏa thuận cấp độ dịch vụ, quy tắc công việc và webhook.

Quản lý nhiệm vụ

Quản lý nhiệm vụ là nền tảng quan trọng để khởi đầu dự án của bạn. Tính năng này phản ánh sự tổ chức và phân chia công việc, thuộc phạm vi quản lý dự án. Trong phần mềm quản lý dự án đơn giản, dự án sẽ được chia thành các giai đoạn mà bạn muốn đạt được ở các thời điểm khác nhau. Từng giai đoạn này sẽ được phân thành các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu cụ thể của giai đoạn đó, cũng như các nhiệm vụ con khác.

Quản lý thời gian

Để kiểm soát lịch trình công việc một cách hiệu quả, việc tích hợp yếu tố thời gian là không thể thiếu trong quản lý dự án. Điều này bao gồm việc phân bổ và theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của bạn. WIFIM JSC cung cấp các tính năng theo dõi thời gian như mô-đun lịch để xem lịch biểu, bảng chấm công để ghi nhận số giờ thực hiện nhiệm vụ so với dự kiến, và tạo hóa đơn dựa trên bảng chấm công. Điều này giúp quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn và đảm bảo thời gian được sử dụng một cách có hiệu quả.

Quản lý chi phí

Ngoài việc quản lý phạm vi hoạt động và thời gian, quản lý chi phí cũng là một khía cạnh quan trọng vì các yếu tố này ảnh hưởng lẫn nhau. Theo dõi chi phí dự án là cần thiết để đảm bảo ngân sách được duy trì. Bạn có thể so sánh kế hoạch ngân sách ban đầu với các mục chi tiêu thực tế để xem xét sự chênh lệch. Khả năng đánh giá tình trạng vượt quá chi phí cũng là một tính năng hữu ích có trong phần mềm quản lý dự án.

Sử dụng tài nguyên

Phần mềm quản lý dự án là một nền tảng giúp bạn quản lý tài nguyên của mình một cách cẩn thận, đặc biệt là nhân sự. Đôi khi, bạn có thể có công việc quan trọng cần sự hỗ trợ từ nhân viên, nhưng đồng thời bạn cũng muốn đảm bảo rằng họ không bị quá tải. Ngược lại, nếu nhân viên không làm việc hiệu quả mặc dù có nhu cầu, đó cũng là một trở ngại. Trong những tình huống như vậy, sử dụng các công cụ quản lý tài nguyên sẽ giúp bạn quản lý mọi vấn đề một cách hiệu quả.

Báo cáo

Dù dự án của bạn diễn ra thành công theo kế hoạch hay không, việc học được từ kinh nghiệm là vô cùng quan trọng. Trước, trong hoặc sau khi thực hiện dự án, phần mềm quản lý dự án cung cấp một loạt các báo cáo để bạn có thông tin chi tiết về tiến độ dự án và các cải thiện có thể áp dụng

Vì sao nên sử dụng hệ thống quản lý dự án?

Bạn có thể đã thấy các tính năng về phần mềm quản lý dự án. Tuy nhiên những lợi ích mà giải pháp quản lý dự án mang lại cho bạn là gì? Cùng tìm hiểu tiếp nhé!

Đối với doanh nghiệp nhỏ

• Thực hiện nhiều việc cùng lúc: Phần mềm quản lý dự án giúp quản lý công việc linh hoạt và hiệu quả, cho phép nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ đột xuất một cách dễ dàng.
• Làm việc linh động: Ứng dụng di động giúp duy trì kết nối và quản lý công việc từ xa, đồng thời hỗ trợ cộng tác hiệu quả giữa các địa điểm và múi giờ khác nhau.
• Làm việc hiệu quả: Thiết lập workflow tự động giúp xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách tự động, giúp tăng hiệu suất làm việc.
• Không mệt mỏi: Lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên một cách thông minh giúp duy trì tinh thần làm việc của nhân viên và đảm bảo tiến độ công việc.

Đối với doanh nghiệp lớn 

• Quản lý nguồn lực: Với sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp, việc quản lý các nguồn lực trở nên phức tạp hơn. Một hệ thống quản lý phải có khả năng xử lý cấu trúc phức tạp này và tích hợp tốt với các công cụ hiện tại của doanh nghiệp.
• Tăng khả năng làm việc: Tính năng cộng tác ảo giúp mọi người trên mọi cấp độ trong doanh nghiệp giao tiếp và hợp tác một cách hiệu quả, kể cả khi họ làm việc ở các địa điểm khác nhau.
• Hiệu quả trong công việc: Tự động hóa quy trình giúp nhận diện và giải quyết các vấn đề chậm trễ, tăng cường năng suất và giảm thời gian cần thiết cho các công việc lớn.
• Linh hoạt: Sự linh hoạt trong cách làm việc cho phép mỗi nhóm và nhân viên quản lý công việc theo cách của họ, đồng thời công cụ quản lý được tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu riêng biệt của mỗi nhóm.

Những lợi ích khi sử dụng hệ thống Quản lý dự án 

• Kiểm tra tiến độ dự án: Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án từ bất kỳ đâu, thông qua các tính năng trực tuyến.
• Kiểm tra thông tin dự án: Hệ thống cho phép bạn truy cập và kiểm tra thông tin liên quan đến dự án, bao gồm tài liệu, biểu đồ, và báo cáo.
• Quản lý công việc: Bạn có thể tổ chức, phân bổ và theo dõi công việc của dự án một cách hiệu quả thông qua hệ thống quản lý công việc tích hợp.
• Dễ dàng để tùy chỉnh: Hệ thống cho phép bạn tùy chỉnh cài đặt và tính năng theo nhu cầu cụ thể của dự án hoặc doanh nghiệp.
• Lưu trữ thông tin: Tất cả thông tin liên quan đến dự án được lưu trữ một cách an toàn và dễ dàng truy cập, giúp bảo vệ và quản lý dữ liệu hiệu quả.
• Quản lý nhân sự: Hệ thống cho phép bạn quản lý thông tin về nhân sự tham gia vào dự án, bao gồm lịch trình làm việc, vai trò, và trách nhiệm của từng thành viên.

Triển khai hệ thống quản lý dự án với WIFIM JSC  

Để triển khai hệ thống quản lý dự án với WIFIM JSC, có ba phương pháp cơ bản mà chúng ta có thể xem xét. 

• Phương pháp đầu tiên là tư vấn triển khai phần mềm có sẵn, một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian. Chúng ta có thể lựa chọn một phần mềm quản lý dự án đã có sẵn trên thị trường và sau đó tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 
• Phương pháp thứ hai là xây dựng trên phần mềm đã có, nếu khách hàng đã có sẵn một hệ thống phần mềm hoặc một số công cụ quản lý dự án. Chúng ta có thể mở rộng hoặc tùy chỉnh hệ thống hiện có để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 
• Phương pháp cuối cùng là thiết kế xây dựng hệ thống phần mềm riêng, điều này được áp dụng khi yêu cầu của doanh nghiệp quá phức tạp và không thể được đáp ứng bởi các phần mềm có sẵn. Tuy nhiên, điều này có thể đòi hỏi chi phí và thời gian triển khai lớn hơn so với việc sử dụng các phần mềm có sẵn. 

Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể và nguồn lực có sẵn, chúng ta có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để triển khai hệ thống quản lý dự án với WIFIM JSC.

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc áp dụng và triển khai một hệ thống quản lý dự án hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc lựa chọn phương pháp triển khai phù hợp và sử dụng các tính năng quản lý dự án đúng đắn giúp tăng cường sự tổ chức, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, cũng như nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý dự án, WIFIM JSC sẽ giúp cho doanh nghiệp tiến xa hơn trên con đường phát triển và thành công trong lĩnh vực kinh doanh của mình.