Facebook Ads
Trong thời đại công nghệ ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ phương pháp quản lý nhân sự truyền thống sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Nhưng phần mềm quản lý nhân sự là gì và vai trò của nó ra sao trong quản lý nhân sự tại doanh nghiệp?Hãy cùng với WIFIM JSC tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
Những điều bạn cần biết về phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự là một ứng dụng công nghệ giúp quản trị viên tổ chức và quản lý thông tin liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Giải pháp này tự động hóa các tác vụ, giúp quản lý con người và lưu trữ thông tin một cách có tổ chức. Phần mềm này được thiết kế để tối ưu hóa cả nhiệm vụ của quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp.
Lựa chọn nào là tối ưu : Excel hay phần mềm quản lý nhân sự ?
Lựa chọn giữa Excel và phần mềm quản lý nhân sự phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của tổ chức, cũng như mức độ phức tạp của quản lý nhân sự.
Excel:
Ưu điểm:
- Dễ dàng tiếp cận và sử dụng, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao.
- Phù hợp cho các tổ chức nhỏ với quy mô nhân sự không lớn và ít yêu cầu về tính năng.
Nhược điểm:
- Dễ gặp lỗi khi nhập liệu và tính toán, đặc biệt là khi quản lý số lượng nhân viên lớn.
- Khó khăn trong việc tổ chức và truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
- Không có tính năng tự động hóa cao, dẫn đến tốn thời gian và công sức hơn cho quản lý nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự:
Ưu điểm:
- Tích hợp nhiều tính năng như quản lý lương, chấm công tự động, tuyển dụng, đào tạo, và phúc lợi nhân viên.
- Tự động hóa nhiều quy trình hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Dễ dàng quản lý và truy xuất dữ liệu, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về nhân sự của tổ chức.
Nhược điểm:
- Yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với việc sử dụng Excel.
- Đòi hỏi thời gian và công sức để triển khai và huấn luyện nhân viên sử dụng.
- Cần cập nhật và bảo trì thường xuyên để đảm bảo tính ổn định và an toàn của dữ liệu.
Những chức năng cơ bản cần có trong phần mềm quản lý nhân sự
Quản trị và theo dõi dữ liệu
Phần mềm quản lý nhân sự giúp lưu trữ, quản lý và theo dõi dữ liệu nhân viên một cách hiệu quả hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian cho các bộ phận hành chính nhân sự thông qua các tính năng:
- Ghi chép lịch sử công lương và đánh giá hiệu suất làm việc.
- Tự động lưu trữ và truy cập thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏe, và sơ yếu lý lịch.
- Theo dõi chi tiết về số người phụ thuộc và các vấn đề liên quan đến bảo hiểm và thuế.
- Ghi chép và lưu trữ thông tin về khen thưởng, bổ nhiệm, và kinh nghiệm làm việc trước đây của nhân viên.
Chấm công và tính lương
Quản lý chấm công là một phần quan trọng của các phần mềm quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách thuận tiện và chính xác. Nhờ vào tính linh hoạt của phần mềm, quản lý có thể tùy chỉnh các ca làm việc, xây dựng bảng chấm công theo từng bộ phận hoặc nhân viên cụ thể. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ việc giải trình công việc và xuất bảng chấm công theo mẫu của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và nhân viên.
Quản lý các phúc lợi nhân viên
Việc quản lý các phúc lợi nhân viên đòi hỏi sự cân nhắc và linh hoạt từ phía doanh nghiệp để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của nhân viên, đồng thời vẫn phù hợp với chiến lược và ngân sách của tổ chức. Để quản lý các phúc lợi nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và chính sách rõ ràng, tạo điều kiện cho sự tương tác và phản hồi từ nhân viên, và liên tục đánh giá và điều chỉnh các phương án phúc lợi để đảm bảo tính cạnh tranh và hài lòng của nhân viên.
Quy trình tuyển dụng
Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Bằng cách tự động hoá các nhiệm vụ như nhập liệu hồ sơ, sàng lọc ứng viên, và quản lý lịch trình phỏng vấn, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, tính năng kết nối với các trang web tuyển dụng phổ biến giúp thu hút ứng viên chất lượng. Việc tự động gửi thông báo về kết quả phỏng vấn và lời cảm ơn cũng giúp duy trì giao tiếp hiệu quả với ứng viên. Tính năng tạo báo cáo và số liệu đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược tìm kiếm nhân sự và nâng cao chất lượng quy trình tuyển dụng. Điều này đồng nghĩa với việc giảm bớt thủ tục, tăng cường chất lượng nhân sự, và làm cho quy trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn.
Theo dõi và quản lý đào tạo
Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình đào tạo nhân sự. Nó giúp tổ chức xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, tự động hóa quy trình ghi chép thông tin và tiến độ của nhân viên. Đồng thời, phần mềm cung cấp thư viện tài liệu đào tạo trực tuyến, hỗ trợ việc tiếp cận. Nó cũng cho phép tổ chức kiểm tra và đánh giá sau quá trình đào tạo, thu thập phản hồi từ học viên để cải thiện chất lượng khóa học. Điều này giúp quản lý dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin về nhân viên và quá trình đào tạo của họ.
Các tính năng phụ khác
Ngoài ra phần mềm quản lý nhân tính năng bổ sung mà phần mềm quản lý nhân sự cung cấp:
- Tích hợp hệ thống nghỉ phép và quản lý thời gian làm việc.
- Tạo và quản lý các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng.
- Theo dõi và quản lý các yêu cầu và thay đổi về chính sách nhân sự.
- Tạo và quản lý các cuộc họp và sự kiện nội bộ.
- Tạo và phân phối các tài liệu và thông báo nội bộ.
- Tích hợp công cụ giao tiếp nội bộ như tin nhắn và email.
- Tích hợp các tính năng phụ trợ như tính lương, quản lý tài liệu, và phản hồi từ nhân viên.
Những tính năng này giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.
Những yếu tố dẫn đến sự ưa chuộng của phần mềm quản lý nhân sự
Đánh giá đúng đắn kỹ năng và khả năng của nhân viên
Một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng cao cho phép các tổ chức lập kế hoạch chi tiết khối lượng công việc cho nhân viên. Họ có thể quản lý số lượng nhân viên, tiến độ hoàn thành công việc, và thời gian cần thiết để hoàn thành, từ đó thiết lập chiến lược nhân sự phù hợp trong ngân sách được phân bổ.
Đảm bảo hiệu quả trong việc tuyển dụng và duy trì nhân sự mới
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ tổ chức trong quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân sự mới bằng cách cung cấp các tính năng như tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên, quản lý lịch trình phỏng vấn, và gửi thông báo tự động về kết quả tuyển dụng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bộ phận nhân sự, đồng thời đảm bảo rằng tổ chức có được nhân viên phù hợp và giữ chân họ trong thời gian dài.
Đánh giá đúng mức độ hiệu quả của công việc.
Phần mềm còn cung cấp các công cụ để đánh giá và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Tính năng này cho phép tổ chức thiết lập các mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng, từ đó đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên một cách chính xác. Nhờ đó, tổ chức có thể điều chỉnh chiến lược quản lý nhân sự và cung cấp phản hồi xây dựng để giúp nhân viên phát triển và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tích hợp quản lý lương và thưởng
Nhờ tính năng này, tổ chức có thể tự động tính toán lương, xác định các khoản thưởng dựa trên kết quả làm việc và các tiêu chí khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhiều bộ phận trong nhân sự, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tiền lương và thưởng. Đồng thời, tính năng này cũng giúp tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích họ làm việc chăm chỉ và đạt được mục tiêu công việc.
Những điều cần nhớ khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Để triển khai thành công phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, ngoài việc có quy trình bài bản, cần có những lưu ý sau:
- Sự hỗ trợ và định hướng chặt chẽ từ ban lãnh đạo suốt quá trình ứng dụng hệ thống nhân sự.
- Phát triển và nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ của đội ngũ quản lý để đảm bảo sự hiểu biết và sử dụng hiệu quả các tính năng của hệ thống.
- Tích hợp phần mềm quản lý nhân sự với các phần mềm và hệ thống quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp, tạo sự đồng bộ và liên kết giữa các phần mềm.
- Đầu tư chi phí phù hợp và tương xứng với giá trị mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp.
Những điều kiện này sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng hệ thống quản lý nhân sự một cách hiệu quả và đạt được kết quả như mong đợi.
Triển khai phần mềm quản lý nhân sự với WIFIM JSC
WIFIM JSC là một đối tác trong việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho các tổ chức và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp các giải pháp hiệu quả và phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự của khách hàng.
Tư vấn triển khai phần mềm quản lý nhân sự
WIFIM JSC hỗ trợ tư vấn và cung cấp dịch vụ chi tiết về việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự, bao gồm:
Phân tích nhu cầu: Chúng tôi hỗ trợ khách hàng phân tích và đánh giá nhu cầu cụ thể của họ để chọn lựa phần mềm phù hợp nhất.
Lập kế hoạch triển khai: Đề xuất và lập kế hoạch triển khai phù hợp với yêu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
Huấn luyện và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên sử dụng phần mềm mới.
Xây dựng trên phần mềm quản lý nhân sự sẵn có
WIFIM JSC cung cấp các giải pháp dựa trên các phần mềm quản lý nhân sự đã có sẵn trên thị trường. Không những thế chúng tôi tùy chỉnh và triển khai các tính năng để đáp ứng nhu cầu của từng tổ chức.
Thiết kế xây dựng hệ thống phần mềm riêng cho doanh nghiệp
Nếu tổ chức của bạn có nhu cầu đặc biệt và độc đáo, WIFIM JSC cũng có khả năng thiết kế và xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự riêng cho bạn. Chúng tôi sẽ làm việc cùng với bạn để hiểu rõ yêu cầu và phát triển một giải pháp tùy chỉnh phản ánh chính sách và quy trình riêng của doanh nghiệp bạn.
