Trong thời đại số, công nghiệp hiện đại hóa, kinh tế số hiện nay, Vai trò của hệ thống ERP trở nên quan trọng và cực kỳ cần thiết với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Tuy nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế hệ thống ERP cực kỳ phức tạp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu hơn để hiểu rõ hơn về hệ thống ERP và dịch vụ triển khai hệ thống ERP tại WIFIM JSC.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp, được thiết kế để tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cơ bản của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. ERP cho phép tổ chức tổ chức, tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình như quản lý sản xuất, tài chính, nguồn nhân lực, tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Hệ thống ERP thường bao gồm một loạt các ứng dụng phần mềm được tích hợp lại với nhau để tạo thành một hệ thống duy nhất. Các ứng dụng này có thể bao gồm các mô-đun như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực (HRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý sản xuất, quản lý dự án và các mô-đun khác.

Mục tiêu của hệ thống ERP là cung cấp một cơ sở dữ liệu chung và một bức tranh toàn diện về hoạt động kinh doanh của tổ chức, giúp cho các bộ phận khác nhau của tổ chức có thể chia sẻ thông tin và tương tác với nhau một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp tăng cường sự linh hoạt, hiệu suất và khả năng ra quyết định trong tổ chức.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ ERP 

Quản lý thông tin và hướng dẫn công việc: ERP là trung tâm điều hành của hầu hết các hoạt động trong doanh nghiệp, cung cấp thông tin và hướng dẫn để phối hợp công việc giữa các bộ phận và nhân viên. Điều này giúp tăng tính chính xác và giảm thiểu thời gian truyền tải thông tin, tăng hiệu suất làm việc.

Giảm chi phí: ERP loại bỏ các yếu tố trung gian không cần thiết, tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm chi phí đào tạo và huấn luyện, cắt giảm chi phí không cần thiết trong quá trình kinh doanh và sản xuất.

Nâng cao chất lượng sản phẩm: ERP giúp quản lý chất lượng từ việc xây dựng, đánh giá, kiểm tra đến giám sát, cải thiện chất lượng sản phẩm. Việc ghi nhận thông tin nhanh chóng và tự động hóa các quy trình kiểm tra và giám sát đảm bảo chất lượng sản phẩm cao.

Quản lý vận chuyển và logistics: Triển khai hệ thống ERP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và vận chuyển sản phẩm. ERP cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng, tồn kho, quản lý đối tác và năng lực sản xuất, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển và logistics.

Tăng hiệu suất công việc: ERP tạo môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác và chia sẻ thông tin, giúp truy xuất dữ liệu nhanh chóng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Lưu trữ dữ liệu hiệu quả: ERP không chỉ cung cấp thông tin mà còn là công cụ hiệu quả để lưu trữ, phân tích và bảo mật dữ liệu. Việc lưu lại toàn bộ nghiệp vụ chi tiết và truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng giúp doanh nghiệp phối hợp và phân tích thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có phương án kinh doanh phù hợp.

Dịch vụ ERP phù hợp đối với doanh nghiệp nào?

Với sự tiến bộ của công nghệ, hệ thống ERP có thể được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau. Dưới đây là một số ngành nghề nên sử dụng phần mềm ERP để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:

Ngành xây dựng:

• Quản lý vòng đời dự án, từ kế hoạch đến thi công và bảo dưỡng.
• Theo dõi tài sản và thiết bị.
• Quản lý nhân sự và nhà thầu.
• Tối ưu hóa quản lý tài chính và hàng tồn kho.

Ngành bán lẻ:

• Quản lý nhân viên, khách hàng, và hàng tồn kho.
• Tạo ra các báo cáo và dự báo để tăng doanh thu.

Ngành dịch vụ:

• Tăng cường chăm sóc khách hàng và tối ưu hóa trải nghiệm của họ.
• Quản lý dịch vụ và tư vấn cho khách hàng.

Ngành sản xuất:

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý nguồn lực.
• Theo dõi hiệu suất và chất lượng sản phẩm.

Ngành dịch vụ tài chính:

• Quản lý tài chính, bảo hiểm, và các dịch vụ tài chính khác.
• Chăm sóc khách hàng và quản lý mối quan hệ với họ.
• Ngành Giáo dục:

Quản lý tài nguyên và vật liệu học tập.

• Theo dõi ngân sách và chi tiêu của trường học.
• Chấm công và quản lý tiền lương cho giáo viên và nhân viên.

Bằng cách tích hợp hệ thống ERP vào các hoạt động của mình, các doanh nghiệp trong các ngành này có thể tối ưu hóa hiệu suất và quản lý hiệu quả, giúp họ đạt được sự thành công và phát triển bền vững.

Quy trình triển khai dịch vụ ERP 

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án triển khai nào, việc lập kế hoạch chi tiết luôn là bước không thể thiếu. Đặc biệt, việc triển khai hệ thống ERP đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả thời gian và nguồn lực, do đó việc tạo ra một kế hoạch, quy trình cực kỳ quan trọng.

Lập kế hoạch triển khai hệ thống ERP

Trong quá trình lập kế hoạch, các yếu tố quan trọng sau cần được xem xét:

• Ngân sách: Xác định số tiền dành cho dự án triển khai ERP.
• Nhân sự: Xác định số lượng và vai trò của các thành viên trong dự án.
• Hệ thống ERP: Chọn lựa và quyết định về hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Mục tiêu: Xác định rõ ràng các mục tiêu và bài toán cụ thể mà hệ thống ERP sẽ giải quyết.
• Thông tin khác: Các yếu tố khác như hạn chế thời gian, nguồn lực, và các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Việc lập kế hoạch chi tiết và toàn diện sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình triển khai ERP diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ERP uy tín 

Để lựa chọn một công ty cung cấp và triển khai ERP uy tín, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Xác định nhu cầu và ngân sách: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình và ngân sách dành cho dự án triển khai ERP. Việc này giúp họ lựa chọn đối tác phù hợp với khả năng tài chính và yêu cầu kỹ thuật của mình.

Nghiên cứu và so sánh: Tiếp theo, doanh nghiệp nên nghiên cứu và so sánh các công ty cung cấp ERP trên thị trường. Điều này bao gồm việc đánh giá uy tín, kinh nghiệm, dịch vụ cung cấp, và các dự án đã triển khai của từng đối tác.

Tìm kiếm đối tác phù hợp: Sau khi có cái nhìn tổng quan, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đối tác cung cấp và triển khai ERP uy tín thông qua các kênh như tìm kiếm trên Internet, tham khảo từ đánh giá của khách hàng trước đó, hoặc tham gia các cộng đồng chuyên ngành để nhận được gợi ý và đánh giá.

Thảo luận và đàm phán hợp đồng: Cuối cùng, sau khi lựa chọn được đối tác phù hợp, doanh nghiệp nên thảo luận và đàm phán hợp đồng một cách cụ thể và chi tiết để đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu và đồng ý với các điều khoản và điều kiện của dự án triển khai.

Việc lựa chọn một đối tác triển khai ERP uy tín là một bước quan trọng để đảm bảo thành công của dự án và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Triển khai hệ thống ERP 

Sau khi quyết định triển khai và chọn lựa hệ thống ERP phù hợp, doanh nghiệp sẽ tiến hành bước triển khai. Nhà cung cấp sẽ chuyển giao công nghệ, tài liệu và hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp.

Đối với các hệ thống ERP cao cấp việc tùy chỉnh sâu để phù hợp với doanh nghiệp có thể mất từ 6 tháng đến 1 năm, tùy thuộc vào phức tạp và quy mô của dự án. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có ngân sách hạn chế, họ có thể chọn các phần mềm ERP theo gói hoặc sử dụng các module nhỏ để bắt đầu với các chức năng cần thiết trước. Nhà cung cấp sẽ cung cấp hệ thống một cách nhanh chóng mà không đòi hỏi quá nhiều thời gian để triển khai.

Chạy thử nghiệm hệ thống

Khi hệ thống đã được di chuyển và cam kết về chất lượng, doanh nghiệp sẽ có thời gian để thử nghiệm các tính năng và quy trình triển khai của hệ thống ERP. Sau đó, doanh nghiệp sẽ báo cáo kết quả thử nghiệm để nhà cung cấp có thể rà soát lại một lần nữa. Quá trình kiểm tra cần được thực hiện kỹ lưỡng để tránh mọi sai sót và gián đoạn quá trình vận hành và hoạt động kinh doanh sau khi triển khai chính thức trong doanh nghiệp.

Nghiệm thu và đánh giá 

Sau khi hoàn thành triển khai dự án ERP, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ dự án. Giai đoạn này được gọi là nghiệm thu và đánh giá. Bước này rất quan trọng vì sau khi kiểm tra, hệ thống ERP sẽ được đưa vào vận hành thực tế. Do đó, bất kỳ sai sót nào được bỏ qua cũng có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.

Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống 

Nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi dự án, và việc triển khai ERP không phải là ngoại lệ. Chất lượng của nhân sự sẽ ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án. Trong quá trình triển khai ERP, những nhân sự am hiểu về hệ thống và có khả năng quyết định cao sẽ giúp lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất và dễ dàng kết nối các bộ phận để thực hiện dự án một cách hiệu quả. Đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp, bao gồm tổng giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, thường đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định then chốt.

Bộ phận IT cũng là một bộ phận không thể thiếu trong dự án triển khai ERP. Họ cung cấp tư vấn ban đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề kỹ thuật và liên quan đến nền tảng ERP. Hơn nữa, bộ phận này phối hợp chặt chẽ với đội ngũ chuyên gia từ đơn vị triển khai để được tư vấn và đào tạo sâu về hệ thống. Sau khi hệ thống được triển khai, bộ phận IT đảm bảo việc hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành.

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự chuyên trách về vận hành và sử dụng hệ thống ERP cũng đóng vai trò quan trọng. Đây là những nhân viên hiểu rõ nhất về quy trình nghiệp vụ và có thể chuẩn hóa dữ liệu, chạy thử nghiệm, và đào tạo lại cho nhân viên cuối cùng sử dụng hệ thống ERP.

Một số thách thức khi triển khai hệ thống ERP 

Mặc dù ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng không tránh khỏi những nhược điểm. Vì cuối cùng, ERP dù hiệu quả đến đâu cũng chỉ là một công cụ. Để triển khai thành công, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng.

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên chú ý đến những vấn đề sau:

Chi phí cao

Vấn đề chi phí triển khai là một trong những điều hàng đầu mà các doanh nghiệp quan tâm và thường gặp phải. Trong quá khứ, khi công nghệ thông tin ở Việt Nam chưa phát triển, các giải pháp ERP từ nước ngoài thường có chi phí rất cao, thậm chí lên đến hàng ngàn đôla. Hơn nữa, các phần mềm này cũng thường không phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp trong nước.

Tuy nhiên, với sự cải thiện của công nghệ thông tin tại Việt Nam, số lượng phần mềm ERP từ các công ty trong nước đã tăng lên đáng kể. Do là sản phẩm trong nước, giá thành của chúng thường không quá cao và phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Tuy vậy, vẫn có nhiều doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư cho ERP mà vẫn tiếp tục sử dụng các công cụ như Excel hoặc các phần mềm miễn phí do yếu tố giá thành.

Quy trình triển khai phức tạp

ERP là một hệ thống quy mô lớn bao gồm nhiều module chức năng, thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc và riêng lẻ đang được sử dụng trong doanh nghiệp. Những module này được tích hợp và kế thừa thông tin giữa các bộ phận, tạo ra sự liên kết và tương tác giữa chúng. Hơn nữa, ERP cung cấp các báo cáo đa chiều sâu rộng về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, quá trình triển khai ERP mất rất nhiều thời gian, đặc biệt là đối với các dự án tại các doanh nghiệp lớn có thể kéo dài từ 10 đến 12 tháng để hoàn thành đầy đủ các chức năng.

Thay đổi quy trình công ty  

Để triển khai thành công công nghệ quản lý kinh doanh như ERP,  cần có sự thay đổi trong văn hóa và quy trình làm việc. Để sử dụng hệ thống phần mềm ERP một cách hiệu quả, việc đào tạo tất cả nhân viên trong doanh nghiệp là cần thiết. Điều này không chỉ là một hạn chế, mà còn là một cơ hội để doanh nghiệp thích ứng và phát triển trong thời đại số, từ đó cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Cần có chiến lược phù hợp

Triển khai hệ thống ERP đòi hỏi thời gian lớn và yêu cầu một kế hoạch triển khai cẩn thận để tránh thất bại. Việc ngưng hoặc hủy bỏ quá trình triển khai có thể gây lãng phí nguồn lực đáng kể.

Tuy nhiên, các trường hợp này hiếm khi xảy ra vì các nhà cung cấp uy tín thường tổ chức cuộc họp chi tiết với doanh nghiệp và có đội ngũ chuyên gia tham gia triển khai.

Kết luận 

Nói tóm lại hệ thống ERP đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý cần thiết của doanh nghiệp và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Việc nắm vững và áp dụng hiệu quả hệ thống ERP là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong thời đại công nghệ 4.0.