Ứng dụng AI trong Truyền thông: tái định hình Communications

Truyền thông ngày nay không chỉ là việc “nói cho nhiều người nghe”, mà là nói đúng nội dung, đúng thời điểm và đúng đối tượng. Trong bối cảnh đó, ứng dụng và cẩm nang AI trong Communications trở thành công cụ hỗ trợ quan trọng giúp bộ phận truyền thông kiểm soát thông điệp, tối ưu nội dung đa kênh và theo dõi phản hồi của công chúng một cách chủ động. Thay vì xử lý thông tin rời rạc và mang tính thủ công, AI cho phép đội ngũ Communications đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó nâng cao tính nhất quán, độ lan tỏa và hiệu quả của hoạt động truyền thông.

Ứng dụng, cẩm nang AI trong truyền thông – Xây dựng thông điệp rõ ràng và nhất quán

Trong doanh nghiệp hiện đại, Truyền thông (Communications) không chỉ là viết thông cáo hay đăng bài truyền thông, mà còn là quá trình quản trị thông điệp một cách nhất quán trên nhiều kênh và với nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Việc ứng dụng AI vào công tác truyền thông giúp chuyên viên truyền thông xử lý thông tin nhanh hơn, chuẩn hóa nội dung tốt hơn và giảm rủi ro sai lệch thông điệp.

Chuyên viên truyền thông đóng vai trò trung tâm trong việc kết nối doanh nghiệp với các nhóm liên quan, bao gồm:

• Truyền tải thông tin chính xác và kịp thời ra bên ngoài
• Đảm bảo thông điệp nội bộ được hiểu đúng và thống nhất
• Điều phối nội dung giữa nhiều bên như báo chí, đối tác, nhà phân tích và các phòng ban nội bộ

Trong thực tế, chuyên viên truyền thông thường chịu nhiều áp lực đồng thời:

• Truyền tải thông tin đúng – nhanh – nhất quán, đặc biệt trong các tình huống nhạy cảm hoặc có thời hạn gấp
• Làm việc với nhiều nhóm đối tượng khác nhau, mỗi nhóm có nhu cầu thông tin, mức độ chi tiết và giọng điệu riêng

Chỉ cần một sai lệch nhỏ trong cách diễn đạt cũng có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Để AI thực sự hỗ trợ hiệu quả cho công việc truyền thông, cần lưu ý:

• Mỗi prompt nên gắn với một tình huống thực tế cụ thể, thay vì yêu cầu chung chung
• Có thể lặp prompt nhiều lần để điều chỉnh giọng điệu, mức độ chi tiết và cách diễn đạt cho đến khi nội dung phù hợp hoàn toàn

Khi được sử dụng đúng cách, Ứng dụng, cẩm nang AI trong truyền thông giúp chuyên viên truyền thông xây dựng thông điệp rõ ràng, nhất quán và phù hợp với từng đối tượng, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý nội dung.

Bốn yếu tố cốt lõi để viết prompt hiệu quả trong Communications

Trong công việc Communications, việc viết prompt rõ ràng giúp AI tạo ra nội dung đúng thông điệp, đúng đối tượng và dễ sử dụng ngay. Để làm được điều đó, người viết prompt chỉ cần lưu ý bốn yếu tố cốt lõi sau:

Persona – Task – Context – Format trong công việc truyền thông

• Persona: Xác định vai trò AI đang đảm nhận trong tổ chức, ví dụ như PR Manager, Communications Lead hoặc người phụ trách truyền thông doanh nghiệp, nhằm đảm bảo giọng điệu và góc nhìn phù hợp.
• Task: Nêu rõ hành động bạn muốn AI thực hiện, chẳng hạn như soạn thảo, tóm tắt, đề xuất thông điệp hoặc chuẩn hóa nội dung truyền thông.
• Context: Cung cấp bối cảnh cần thiết như mục đích truyền thông, đối tượng tiếp nhận, thời điểm công bố và các tài liệu liên quan để AI hiểu đúng tình huống.
• Format: Quy định cách trình bày đầu ra, ví dụ dạng bullet, bảng, talking points hoặc bản tóm tắt ngắn, giúp nội dung dễ dùng và nhất quán trong đội truyền thông.

Ví dụ prompt:

Tôi là Communications Lead của doanh nghiệp. Hãy soạn một bản tóm tắt truyền thông dùng nội bộ để chuẩn bị cho việc công bố ra mắt sản phẩm mới. Bối cảnh là sản phẩm sắp được giới thiệu tới báo chí, đối tác và khách hàng hiện hữu trong tuần tới. Vui lòng xây dựng nội dung dựa trên các tài liệu liên quan về sản phẩm, xác định rõ thông điệp chính, điểm khác biệt nổi bật và đối tượng truyền thông mục tiêu. Trình bày kết quả dưới dạng các talking points ngắn gọn để đội ngũ truyền thông và người phát ngôn có thể sử dụng thống nhất.

Trường hợp sử dụng 1: Soạn thảo thông cáo báo chí công bố mua lại doanh nghiệp

Soạn thảo và hoàn thiện thông cáo báo chí bằng Gemini trong Docs

Cách tiếp cận hiệu quả là chia quá trình soạn thảo thông cáo báo chí thành hai bước:

1. Tạo khung thông cáo báo chí chính thức, bao gồm tiêu đề, cấu trúc nội dung và các trích dẫn quan trọng
2. Bổ sung chiều sâu thương hiệu cho doanh nghiệp được mua lại, giúp thông cáo có tính thuyết phục và đầy đủ bối cảnh hơn

Trong cả hai bước, Gemini trong Docs hỗ trợ soạn thảo nhanh nhưng vẫn bám sát tài liệu nội bộ đã được chuẩn bị trước.

Để nhanh chóng xây dựng một bản nháp thông cáo báo chí với cấu trúc chuẩn, tiêu đề rõ ràng và giọng điệu phù hợp để phát hành cho báo chí. Ta có thể dùng:

Prompt 1:

Tôi là quản lý quan hệ công chúng. Tôi cần soạn thảo một thông cáo báo chí về việc công ty mua lại một thương hiệu trong cùng ngành, với tiêu đề thu hút và nội dung trang trọng, phù hợp để phát hành cho báo chí. Vui lòng sử dụng các trích dẫn từ @[VIP Quotes Acquisition]. (Gemini trong Docs)

Prompt bên dưới giúp thông cáo báo chí không chỉ tập trung vào bên mua, mà còn thể hiện giá trị, lịch sử và định hướng của doanh nghiệp được mua lại, từ đó tạo cảm giác thương vụ mang tính chiến lược và lâu dài.

Prompt 2:

Sử dụng @[Biography and Mission Statement] để bổ sung thêm thông tin về công ty được mua lại, bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn và quá trình hình thành, với văn phong phù hợp cho thông cáo báo chí chính thức. (Gemini trong Docs)

Trường hợp sử dụng 2: Chuẩn bị làm việc với báo chí và nhà phân tích

Khi doanh nghiệp chuẩn bị ra mắt sản phẩm hoặc công bố thông tin quan trọng, buổi làm việc với báo chí và nhà phân tích là một trong những thời điểm then chốt quyết định cách thông điệp được tiếp nhận và lan tỏa ra thị trường. Ở giai đoạn này, đội Communications cần đảm bảo mọi nội dung được chuẩn bị nhất quán, chính xác và dễ sử dụng cho người phát ngôn.

Chuẩn bị briefing, danh sách liên hệ và slide trình chiếu

Mục tiêu của bước này là xây dựng một bộ tài liệu hoàn chỉnh, giúp người phát ngôn và đội truyền thông:

• Nắm rõ thông điệp chính cần truyền tải, tránh trả lời lan man hoặc lệch trọng tâm
• Chủ động khi làm việc với báo chí và nhà phân tích, kể cả trong các câu hỏi phát sinh
• Đảm bảo mọi kênh truyền thông sử dụng cùng một thông tin nền, từ briefing, slide đến trao đổi trực tiếp

Để đạt được mục tiêu này, quá trình chuẩn bị được chia thành các bước nhỏ với từng prompt cụ thể.

Prompt 1 – Tạo khung briefing:

Tạo một mẫu tài liệu briefing để chuẩn bị cho người phát ngôn tham gia buổi làm việc với báo chí và nhà phân tích cho @[Product Launch]. Tài liệu cần bao gồm các phần: tóm tắt nội dung, thông điệp chính và dữ liệu/thông tin hỗ trợ. (Gemini trong Docs)

Prompt 2 – Bổ sung nội dung chính:

Soạn bản tóm tắt về lễ ra mắt sản phẩm với 3 ý chính, sử dụng nội dung từ @[Product Launch – Notes]. (Gemini trong Docs)

Prompt 3 – Danh sách liên hệ:

Sắp xếp danh sách liên hệ báo chí và nhà phân tích từ @[Analyst and Journalist Contact Notes] cho buổi briefing ra mắt sản phẩm. Tôi cần các cột: họ tên, loại liên hệ (nhà phân tích/nhà báo), lĩnh vực theo dõi, tên cơ quan/tòa soạn/công ty, và mức độ ưu tiên tham dự buổi briefing (thấp, trung bình, cao). (Gemini trong Sheets)

Prompt 4 – Chuẩn bị slide:

Tạo một slide giới thiệu [tên sản phẩm] là gì, dựa trên nội dung từ @[Product Launch – Notes]. Yêu cầu nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng báo chí và nhà phân tích. (Gemini trong Slides)

Trường hợp sử dụng 3: Chuẩn bị phỏng vấn cho người phát ngôn

Sau khi thông cáo báo chí đã được phát hành và buổi briefing với báo chí, nhà phân tích đã diễn ra, bước tiếp theo thường là các cuộc phỏng vấn chuyên sâu. Đây là giai đoạn nhạy cảm trong truyền thông, bởi câu trả lời của người phát ngôn không chỉ phản ánh quan điểm cá nhân mà còn đại diện trực tiếp cho thông điệp, chiến lược và hình ảnh của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, chuyên viên truyền thông cần chuẩn bị kỹ lưỡng để người phát ngôn:

• Không bị bất ngờ trước các câu hỏi khó
• Giữ thông điệp nhất quán với nội dung đã công bố
• Trả lời tự tin, rõ ràng và đúng trọng tâm

Việc ứng dụng Gemini giúp đội Communications mô phỏng trước các kịch bản phỏng vấn và chuẩn hóa nội dung trả lời, từ đó giảm rủi ro truyền thông và nâng cao chất lượng phát ngôn.

Xây dựng câu hỏi phỏng vấn và talking points

Mục tiêu của bước này là mô phỏng buổi phỏng vấn thực tế, bao gồm cả những câu hỏi dễ và câu hỏi mang tính thách thức, đồng thời chuẩn bị sẵn các luận điểm trả lời (talking points) để người phát ngôn có thể linh hoạt diễn đạt mà vẫn giữ đúng thông điệp.

Prompt 1 – Tạo câu hỏi giả định:

Tôi là quản lý PR/AR tại [tên công ty]. Chúng tôi vừa ra mắt [tên sản phẩm] và đã tổ chức buổi briefing, trong đó trình bày các thông điệp chính về sản phẩm. Tôi cần chuẩn bị cho [tên người phát ngôn – chức danh] tham gia phỏng vấn với báo chí và nhà phân tích. Vui lòng tạo danh sách câu hỏi phỏng vấn giả định, bao gồm cả câu hỏi cơ bản và câu hỏi khó, xoay quanh kiến thức sản phẩm, lợi ích chính, bối cảnh thị trường và tầm nhìn phát triển dài hạn của [tên sản phẩm]. (Gemini app)

Prompt 2 – Soạn talking points:

Sử dụng nội dung từ @[Product Launch Notes] để viết các luận điểm trả lời gợi ý cho từng câu hỏi trên. Hãy trình bày câu trả lời dưới dạng talking points, với văn phong như thể bạn đang phát biểu trong vai trò [chức danh người phát ngôn] tại [tên công ty]. (Gemini trong Docs)

Trường hợp sử dụng 4: Soạn thảo truyền thông nội bộ đa định dạng

Trong doanh nghiệp hiện đại, truyền thông nội bộ không chỉ dừng lại ở việc gửi email hoặc đăng thông báo trên intranet. Nhân viên ngày càng tiếp nhận thông tin qua nhiều hình thức khác nhau, trong đó kết hợp giữa văn bản và video giúp thông điệp được ghi nhớ tốt hơn và tạo cảm giác gần gũi, tích cực.

Khi triển khai các thay đổi nội bộ như nâng cấp hệ thống, ra mắt nền tảng mới hoặc cập nhật quy trình, đội Communications cần đảm bảo:

• Thông điệp nhất quán trên mọi định dạng
• Nội dung dễ hiểu, không gây áp lực cho người đọc/người xem
• Truyền tải được tinh thần tích cực và mục tiêu của thay đổi

Soạn memo và video truyền thông nội bộ

Mục tiêu của bước này là xây dựng một thông điệp nội bộ thống nhất, sau đó triển khai dưới hai hình thức phổ biến:

• Memo văn bản để nhân viên có thể đọc, tra cứu lại khi cần
• Video ngắn để tạo cảm xúc tích cực và tăng mức độ chú ý

Hai định dạng này bổ trợ cho nhau, giúp thông điệp tiếp cận được nhiều nhóm nhân viên với thói quen tiếp nhận thông tin khác nhau.

Prompt 1 – Soạn memo:

Tôi cần soạn một bản memo gửi toàn công ty để thông báo về việc intranet vừa được làm mới. Trang intranet mới giải quyết các phản hồi phổ biến mà nhân viên đã đóng góp trong thời gian qua và hướng tới trải nghiệm sử dụng thân thiện, thuận tiện hơn. Vui lòng soạn một bản memo với giọng điệu tích cực, rõ ràng, dễ hiểu để giới thiệu về intranet mới, sử dụng thông tin từ @[Intranet Launch Plan Notes]. (Gemini trong Docs)

Prompt 2 – Tạo video nội bộ:

Tạo một video thông báo nội bộ với không khí tích cực, giới thiệu intranet vừa được thiết kế lại, dựa trên các nội dung trong @[Intranet Launch Plan Notes]. Video cần ngắn gọn, dễ theo dõi và phù hợp để chia sẻ cho toàn thể nhân viên. (Gemini trong Vids)

Kết luận

Marketing trong kỷ nguyên số không còn là tập hợp của các đầu việc rời rạc như SEO, nội dung, quảng cáo hay website. Khi được triển khai đơn lẻ, mỗi hoạt động chỉ tạo ra hiệu quả ngắn hạn và khó đo lường. Giá trị thực sự chỉ xuất hiện khi toàn bộ các yếu tố này được thiết kế như một hệ sinh thái vận hành thống nhất, nơi dữ liệu, công nghệ và thông điệp thương hiệu liên tục hỗ trợ và khuếch đại lẫn nhau.

Trong thực tế, bài toán lớn nhất của doanh nghiệp không phải là “làm thêm kênh nào”, mà là làm thế nào để các kênh cùng phục vụ một mục tiêu kinh doanh chung. Điều này đòi hỏi một mô hình marketing vừa có tầm nhìn chiến lược, vừa đủ linh hoạt để thích ứng với thay đổi nhanh của thị trường và hành vi khách hàng.

Xuất phát từ nhu cầu đó, WIFIM JSC định hướng phát triển như một đối tác triển khai marketing tổng thể, cung cấp trọn bộ giải pháp từ nền tảng số, nội dung, quảng cáo đa kênh đến truyền thông thương hiệu và các hệ thống chuyển đổi số như CRM, ERP, App hay Zalo Mini App. Thay vì tập trung vào từng hạng mục riêng lẻ, WIFIM JSC tập trung vào việc kết nối các hoạt động marketing thành một dòng chảy liền mạch, có thể theo dõi, đo lường và tối ưu liên tục.

Bằng cách đặt hiệu quả kinh doanh và khả năng mở rộng trong dài hạn làm trọng tâm, WIFIM JSC hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng marketing vững chắc, giảm phụ thuộc vào giải pháp ngắn hạn và từng bước tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh luôn biến động.